Тема 8. Формы бухгалтерского учета

Результаты обучения

После изучения вы должны уметь:

►	Объяснить, что такое учетный регистр
►	Охарактеризовать виды учетных регистров
►	Определять формы бухгалтерского учета
►	Определить структуру мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета
►	Объяснить последовательность заполнения регистров при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета
►	Объяснить упрощенную форму ведения бухгалтерского учета
►	Определять способы исправления ошибок и составлять корректирующие записи
►	Определять основные направления автоматизации бухгалтерского учета

Содержание

8.1 Общее понятие о регистрах и формах бухгалтерского учета. Учетные регистры: виды и формы.

8.2 Способы исправления записей в регистрах.

8.3 Упрощенная форма бухгалтерского учета.

8.4 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета.

8.5 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

8.6 Автоматизированная система бухгалтерского учета

Контрольные вопросы

8.1 Общее понятие о регистрах и формах бухгалтерского учета

Журнал учета трансакций содержит информацию о содержании и сумму трансакции, номера корреспондирующих счетов. При большом количестве трансакций поиск записи в Журнале учета трансакций по известной сумме не легко. Возникает необходимость в дополнительной группировке, например, в объединении всех трансакций, связанных с учетом заработной платы, учетом материалов, учетом результатов производства. Такое объединение проводят в отдельных регистрах (лат.запись). Бухгалтера составляют регистры, затем информация переносится в Главную книгу в конце отчетного периода.

Таким образом, систематизация и обобщение учетных данных производится в учетных регистрах. Учетные регистры – это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой имущества и обязательств, в которых накапливаются учетные данные за отчетный период (месяц, квартал и т.д.). Учетные регистры хранятся в специальных папках под определенным номером (шифром), что упрощает процесс поиска и толкования бухгалтерского учета.

Информацию о трансакциях за определенный период времени отражают в регистрах с соблюдением правил записи и переносят в сгруппированном виде из учетных регистров в бухгалтерскую отчетность

Хронологическая запись используется в регистрах, в которых регистрацию трансакций производят по мере их совершения.

Систематическая запись - регистрация трансакций с учетом их экономического содержания.

Учетные регистры отличаются друг от друга по внешнему виду, по строению, по объему информации, по характеру регистрации и технике записи (рисунок 8.1).

Рисунок 8.1 Классификация учетных регистров

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, Кассовая книга, Главная книга. Обязательными реквизитами книги считаются: название организации; период времени, за который отражены трансакции в данном регистре; название и номер счета (счетов).

Карточки — предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Такие носители бухгалтерской информации наглядны, их несложно сортировать, удобны в обращении. На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Обязательные реквизиты карточки: наименование организации; код синтетического счета; код аналитического счета; корреспондирующий счет, единица измерения; количество (для материальных карточек) сумма в денежном выражении. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Свободные листы представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру, чем карточки и объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр.

При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи располагаются на одной строке.

При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже — к кредиту. Регистры последовательного графления используются для построения бухгалтерских балансов, при этом статьи активов, капитала и обязательств записываются вертикально «в столбик».

При комбинированном размещении в колонках располагают формулы проводок с указанием наименований (кодов) счетов. Например, в шахматных регистрах для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого счета, сумма записывается на пересечении строки и колонки.

В синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера.

Аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, книги, ведомости.

Хронологические регистры используют для записей трансакций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Виды хронологического регистра: регистрационный журнал, книга учета трансакций, книги покупок и продаж.

Систематические регистры – регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке); они используются для отражения однородных по экономическому содержанию трансакций (например, инвентаризационная опись ценностей) и подразделяются на систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке.

Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, — путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Взаимосвязь учетных регистров, последовательность и способы записи в них трансакций определяют форму бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система сочетания учетных регистров, методика и техника регистрации трансакций в них, технология и организация учетного процесса.

Отличаются формы бухгалтерского учета по ряду признаков:

• назначение, содержание, внешний вид и количество применяемых учетных регистров;

• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

• последовательность и способы записей в учетные регистры;

• степень компьютеризации (использования средств механизации и автоматизации) в учете.

В настоящее время наиболее распространенными формами бухгалтерского учета являются мемориально-ордерная и журнально-ордерная, на основе которых создан ряд автоматизированных (компьютерных) форм бухгалтерского учета (рисунок 8.2).

Рисунок 8.2 Учет данных о совершаемых трансакциях

Мемориально-ордерная форма подразумевает отражение всех хозяйственных операций в первичных документах, на основании которых составляются мемориальные ордера, где указывается его номер, краткое содержание хозяйственной операции, бухгалтерская проводка и сумма операции. На основании мемориальных ордеров составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам, и Главная книга. После этого составляется баланс и другие формы финансовой отчетности. Данная форма является простой в применении, может использоваться во всех сферах экономики.

Сущность журнально-ордерной формы учета состоит в накапливании данных первичных документов в специальных бухгалтерских регистрах (журналы-ордера и вспомогательные ведомости) построенных по шахматному принципу. На основании журналов-ордеров составляется Главная книга, на основании которой составляются баланс и другие формы финансовой отчетности.

С применением компьютерных технологий для ведения бухгалтерского учета используется целый ряд автоматизированных форм учета: «1С: Бухгалтерия», «Алтын». Основные черты компьютерных форм учета:

- полная автоматизация сбора и систематизации данных первичных документов;

- использование электронных носителей;

- автоматизированная группировка хозяйственных операций на основе принципа двойной записи;

- возможность автоматизированной подготовки разнообразных специализированных отчетов;

- получение итоговых данных в виде печатных регистров и распечаток по счетам.

Автоматизированная мемориальная форма применяется в госучреждениях, автоматизированная журнальная применяется в организациях всех форм собственности.

8.2 Способы исправления записей в регистрах

Поскольку бухгалтерский учет как информационная система включает в себя входящий и выходящий информационные потоки, в силу ряда причин могут возникать определенные искажения.

Одна из важнейших задач, стоящих перед бухгалтерами в условиях широкой автоматизации учета – правильность, своевременность и полнота сбора и обработки, обобщение информации на всех этапах учетного процесса. И нередко ответ на вопрос – что, как и для кого учитывать – в силуразличных субъективных и объективных причин может приводить к ошибкам.

Ошибка– непреднамеренное искажение, неполнота и неточность финансовой информации в результате арифметических или логических погрешностей в учетных записях. В целом основные виды ошибок можно разделить, следующим образом: ошибки ведения бухгалтерского учета, случайные ошибки, повторяющиеся ошибки (рисунок 8.3).

Ошибки ведения бухгалтерского учета. Обычно выражаются в незнании бухгалтером действующего законодательства, нормативных актов, определяющих организацию и методологию учета; в нарушении тождественности данных синтетического учета в оборотах и остатках по счетам аналитического учета; несоблюдении принципов отнесения расходов и доходов к отчетным периодам.

К случайным ошибкам относятся неправильная корреспонденция счетов, ошибки при заполнении форм отчетности, арифметические просчеты, несоответствии действительности курса валюты для расчета курсовой разницы.

Повторяющиеся ошибки возникают при условии незнания правил ведения бухгалтерского учета и связанных с ним налогового регулирования. Значимость систематически повторяющихся ошибок определяются по совокупности подобных ошибок.

Существует два способа рационального поиска ошибок: пунктировка и выборка. Пунктировка – проверенные суммы отмечают знаком «V», в результате чего проверяющий видит, какие суммы им уже проверены и где может скрываться еще не найденная ошибка. Выборка – это прием, посредством, которого находят ошибки, приводящие к расхождению между данными синтетического и аналитического учета.

Существуют следующие способы исправления ошибок: корректурный способ, способ дополнительной записи, метод «красное сторно».

Рисунок 8.3 Способы определения и исправления ошибок

Корректурный способ – заключается в том, что ошибочные записи зачеркиваются одной линией, сверху пишется правильная запись и ставится подпись исправителя. Такие исправления делаются только в тексте.

Способ дополнительной записи – используется в тех случаях, когда ошибка допущена в записях цифр: сумма указана меньше, чем следовало.

Например: Дт 1010……………1 200 тенге

Кт 1030………………1 200 тенге.

Сумма указана неверно - правильная сумма 12 000 тенге. Дополнительная запись будет на сумму 10800 (12 000 – 1 200):

Дт 1010……………10 800 тенге

Кт 1030………………10 800 тенге.

Метод «Красноесторно» - применяется, если ошибочная сумма больше, чем необходимо указать, в этом случае записи повторяются на тех же счетах, аналогичной бухгалтерской записью красными чернилами на сумму разницы.

Например: Дт 1010……………12 000 тенге

Кт 1030………………12 000 тенге.

Сумма указана неверно - правильная сумма 1 200 тенге. Дополнительная запись будет выглядеть (12 000 – 1 200):

Дт 1010……………10 800 тенге

Кт 1030………………10 800 тенге.

Способ исправления ошибок зависит от момента их выявления и характера. Корректурный метод применяют в тех случаях, когда ошибка замечена в течение учетного периода (месяца, квартала) до составления баланса, носит частный характер, т. е. приведена в одном из регистров или документов, и когда исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов. При этом исправления в документах или учетных регистрах производятся путем зачеркивания или оговорок. Изменение текста путем удаления его частей недопустимо. Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существуют три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить», «зачеркнутое не читать». При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи..

Осуществляя массовый ввод первичных документов при автоматизированной обработке, бухгалтер может ошибочно ввести те или иные данные на диск. В работе с компьютером существует вероятность сбоя. Чтобы не зависеть от сбоев и поломок компьютера необходимо создать страховочные копии базы данных, т.е. так называемую «архивацию данных».

8.3 Упрощенная форма бухгалтерского учета

Согласно НСФО упрощенная форма бухгалтерского учета ведется у индивидуальных предпринимателей, относящихся к субъектам малого предпринимательства, применяющие в соответствии с налоговым законодательством специальные налоговые режимы для крестьянских или фермерских хозяйств, а также на основе упрощенной декларации отражают свои хозяйственные операции и события в книге учета доходов для индивидуальных предпринимателей (далее - Книга).

Индивидуальные предприниматели, подлежащие обязательной государственной регистрации в налоговом органе и не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость ведут бухгалтерский учет по своей деятельности в книге учета доходов для индивидуальных предпринимателей, не являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость по форме согласно приложению 1. Предприниматели, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость ведут бухгалтерский учет по своей деятельности в книге учета доходов для индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость по форме согласно приложению 2.

Книга заполняется в хронологическом порядке без применения способа двойной записи, типового плана счетов бухгалтерского учета и иных требований в соответствии с законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

При ведении Книги индивидуальный предприниматель применяет качественные характеристики информации, такие как понятность, уместность, надежность, сопоставимость, полнота информации. В случае использования сокращений, закодированных записей и символов их значение должно расшифровываться в каждом конкретном случае.

Хозяйственные операции и события оформляются посредством первичных учетных документов, требования к которым установлены законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Книга открывается на один финансовый год и должна быть пронумерована, прошнурована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги указывается число содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью индивидуального предпринимателя и заверяется печатью индивидуального предпринимателя (при ее наличии) до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги, которая велась в электронном виде, и выведенной по окончании периода на бумажные носители, указывается число содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью индивидуального предпринимателя и заверяется печатью индивидуального предпринимателя (при ее наличии).

Исправление ошибок в Книге должно быть обоснованно и подтверждено подписью индивидуального предпринимателя с указанием даты исправления и заверено печатью индивидуального предпринимателя (при ее наличии).

Наряду с Книгой индивидуальный предприниматель ведет следующие регистры бухгалтерского учета:

ведомость В - 1 по учету денежных (приложение 3);

ведомость В - 2 по учету запасов (приложению 4);

ведомость В - 5 по учету расчетов с покупателями и заказчиками(приложение 7);

ведомость В - 6 по учету расчетов с поставщиками (приложение 8);

ведомость В - 7 по учету оплаты труда (приложение 9);

ведомость В - 9 по учету биологических активов(приложение 11);

ведомость В - 10 по учету движения основных средств и нематериальных активов(приложение 12);

ведомость В - 11 по учету амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам (приложение 13);

сводная ведомость В - 13(приложение 16).

Субъект, применяющий в соответствии с налоговым законодательством специальные налоговые режимы на основе упрощенной декларации и для юридических лиц - производителей сельскохозяйственной продукции, отражает в учете хозяйственные операции и события способом двойной записи в соответствии с типовым планом счетов бухгалтерского учета, ведет учет и составляет финансовую отчетность в соответствии с НСФО.

Для обобщения, классификации и накопления информации, содержащейся в первичных учетных документах, и отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в финансовой отчетности ведутся:

1) регистры бухгалтерского учета, требования к которым утверждены соответствующим нормативным правовым актом; или

2) книга учета хозяйственных операций (далее - Книга).

Книга по форме согласно приложению 15, являющаяся регистром аналитического и синтетического учета, применяется субъектом, не осуществляющим производство продукции, оказание услуг.

На основании Книги определяется наличие имущества и денежных средств, а также их источников у субъекта на определенную дату и составляется финансовая отчетность. Она содержит все применяемые субъектом бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

При ведении Книги субъект должен применять качественные характеристики информации, такие как понятность, надежность, сопоставимость, полнота. В случае использования сокращений, закодированных записей и символов их значение должно ясно поясняться в каждом конкретном случае.

Каждый субъект ведет только одну Книгу, которая пронумерована, прошнурована и скреплена печатью субъекта. Количество листов в Книге заверяется на последней странице подписью субъекта, главного бухгалтера или лица, обеспечивающего ведение бухгалтерского учета данного субъекта.

Книга и другие регистры бухгалтерского учета, по усмотрению руководства могут вестись в электронном виде. На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги, которая велась в электронном виде, и выведенной по окончании периода на бумажные носители, указывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется печатью и подписями субъекта, главного бухгалтера или лица, обеспечивающего ведение бухгалтерского учета данного субъекта.

Составление и оформление бухгалтерской документации субъекта осуществляется в соответствии с требованиями НСФО 1, положениями и требованиями, установленными законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также Правилами ведения бухгалтерского учета.

Наряду с книгой учета хозяйственных операций для учета расчетов по оплате труда с работниками субъект ведет ведомость учета оплаты труда формы В - 7 (приложение 9).

Субъект, осуществляющий производство продукции, работ и услуг, может применять для учета финансово-хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:

ведомость учета денежных средств - форма В - 1 (приложение 3);

ведомость учета запасов - форма В - 2 (приложение 4);

ведомость учета финансовых инвестиций - форма В - 3 (приложение 5);

ведомость учета с подотчетными лицами - форма В - 4 (приложение 6);

ведомость учета расчетов с покупателями и заказчиками - формы В - 5 (приложение 7);

ведомость учета расчетов с поставщиками - форма В - 6 (приложение 8);

ведомость учета расчетов и прочих операций - форма В - 8 (приложение 10);

ведомость учета биологических активов - форма В - 9 (приложение 11);

ведомость учета движения основных средств и нематериальных активов - форма В - 10 (приложение 12);

ведомость учета амортизационных отчислений по основным средствам нематериальным активам - форма В - 11 (приложение 13);

ведомость учета затрат отчетного периода - форма В - 12 (приложение 14;

обобщение итогов по оборотам в применяемых ведомостях производится в сводной ведомости по форме В - 14 (приложение 17), на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Сводная ведомость является регистром синтетического учета и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета.

Для определения финансового результата за отчетный период субъект использует таблицу расчета финансового результата (приложение 18), на основании которого составляется отчет о прибылях и убытках. Заполнение книг и ведомостей осуществляется в соответствии с Правилами заполнения книг и ведомостей согласно приложению 21.

Кроме вышеуказанных регистров субъект может применять другие регистры бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченным органом по бухгалтерскому учету и финансовой отчетности.

8.4 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

При мемориально-ордерной форме синтетический учет ведется в книгах, а в целях аналитического учета используются карточки, которые легко группировать. Журнал (фр. journalдневник - jour день)– это регистр хронологического учета. Все мемориальные ордера по мере их оформления записываются в регистрационный журнал. В журнале им присваиваются текущие порядковые номера. Итоговая сумма записей в регистрационном журнале должна соответствовать месячным оборотам по синтетическим счетам, так как после записи в регистрационном журнале на основании тех же мемориальных ордеров производятся записи в Книге Журнал-Главная.

Бухгалтерские записи при мемориально-ордерной форме счетоводства (схема 34) оформляются составлением мемориальных ордеров. Ордер выписывается на каждую отдельную операцию или группу однородных операций, объединяемых одной накопительной или группировочной ведомостью. Например, накладные на отпуск материалов не отражают в учете отдельной записью, —их записывают в одну накопительную ведомость. Итог ведомости является суммой для одной бухгалтерской записи. Таким образом, выписывается только один мемориальный ордер(форма 4), к которому прилагаются документы, на основании которых сделаны записи.

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом (таблица 8.1).

Таблица 8.1

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

По первичному документу трансакция (или группа однородных трансакций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал трансакций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись).

Таблица 8.2Книга «Журнал-главная»

В Книге Журнал-Главная (таблица 8.2) записи группируются. Сумма каждой операции проставляется как оборот по дебету одного счета и оборот по кредиту другого. Для каждого счета выделены две графы — «Дебет» и «Кредит». Графы именуются номерами счетов слева направо в порядке увеличения номеров счетов. Сумма одной операции записывается дважды как оборот по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. В конце месяца все обороты по дебету и кредиту каждого счета суммируются. Затем составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. Записи в регистры аналитического учета делаются на основании документов, приложенных к мемориальным ордерам. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам сверяются с итогом оборота по соответствующему синтетическому счету. После сверки данных аналитического и синтетического учета составляется баланс.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

Таблица 8.3

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Достоинства мемориально-ордерной формы учета очевидны. Главная книга не содержит названий операций, а включает лишь их суммы. Причем речь идет о сумме мемориального ордера, а не отдельной статьи, отражающей только одну хозяйственную операцию. Таким образом, учет большого количества операций становится менее трудоемким.

Однако мемориально-ордерная форма учета имеет и недостатки. Одна и та же запись повторяется многократно (например, в мемориальном ордере и регистрационном журнале). Синтетический и аналитический учет разобщены также как хронологические и систематические записи. В результате большая часть трудоемкости учетных операций приходится на конец отчетного периода. Это особенно заметно при большом количестве разнородных операций.

Регистры, применяемые в Форме «Журнал-Главная» отражены на рисунке 8.4.

Рисунок 8.4Регистры, применяемые в Форме «Журнал-Главная»

8.5 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма учета позволяет сократить количество записей одной и той же операции, снизить трудоемкость работ, выполняемых в конце отчетного периода.

Основным принципом регистрации первичных документов при Журнально-ордерной форме учета является принцип их накапливания. Учетная регистрация заключается в том, что однородные операции записываются в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые в силу этого и названы Журналами. Запись производится непосредственно из первичного документа, а при наличии большого количества однородных документов—из вспомогательной ведомости (по ее итогам), где эти документы предварительно группируются.

Итоги Журналов являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов, сгруппированными по взаимосвязанным основанием для бухгалтерских записей оборотов данного счета в Главной книге. Таким образом, Журналы одновременно служат и ордерами, оформляющими бухгалтерские записи за месяц. Отсюда такое название этих накопительных регистров —Журналы-ордера. От них произошло и название формы учета —журнально-ордерная. При такой форме учета в одном регистре совмещены накопительный журнал и бухгалтерская запись. По ряду синтетических счетов ведутся отдельные Журналы-ордера.

В групповых Журналах-ордерах отражаются операции по нескольким однородным по своему экономическому содержанию счетам.

Записи в Журнале-ордере ведутся по кредиту того счета (или тех счетов), для которого он открыт. При этом указываются корреспондирующие счета по дебету. Дебетовые обороты по данному счету отражаются в тех Журналах-ордерах, в которых будут записаны данные другого счета, корреспондирующего с дебетом данного счета.

Такой шахматный принцип записи позволяет в один прием записать сумму по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном Журнале-ордере, а дебетовые—в ведомости к этому Журналу-ордеру (приложение 8.23).

В конце месяц итоги Журналов-ордеров переносятся в Главную книгу(таблица 8.4).

Таблица 8.4

Месяц	с кредита счета____ по журналу-ордеру №______	с кредита счета____ по журналу-ордеру №______	с кредита счета___ по журналу-ордеру №______	Итого	Обороты по дебету	Обороты по кредиту	Сальдо
							дебет	кредит
А

В книге по каждому синтетическому счету отражаются развернутые итоги оборотов по дебету, общий итог оборота по кредиту и сальдо (на начало и на конец текущего месяца).

Обороты по дебету счетов отражаются в различных Журналах-ордерах, поэтому итоговая сумма оборота по дебету каждого счета определяется только после того, как будут занесены в Главную книгу записи из всех Журналов-ордеров.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится отдельная страница и линей сколько страниц в зависимости от количества корреспондирующих счетов. Итоговые суммы оборотов и сальдо по всем счетам должны быть соответственно равны итогам кредитовых оборотов и сальдо. Это равенство имеет контрольное значение.

Таким образом, Главная книга используется для обобщения учетных данных Журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по синтетическим и аналитическим счетам для составления бухгалтерской отчетности.

Недостаток Журнально-ордерной формы учета—сложное строение отдельных регистров, разная структура Журналов-ордеров и ведомостей.

Схема журнально-ордерной формы учета предусматривает следующую организацию документооборота (рисунок 8.5)

Рисунок 8.5 Журнально-ордерная форма учета

8.6 Автоматизированная система бухгалтерского учета

Бухгалтерский учёт нужно автоматизировать, что вызвано следующими факторами:

· задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

· бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;

· автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Правительством РК закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее. Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Казахстане, требуется владение компьютерными программами.

Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком — руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно. Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учёта с другими управленческими структурами, включение её в общую автоматизированную систему управления предприятием.

Направления автоматизации. Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.

При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны. Второй вариант — пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.

Первое направление — использование офисных программ, например из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных.

Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта — с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, инженерно-технические службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.

Конечно, роль бухгалтера будет различна при выборе того или иного направления автоматизации. В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут держать для этого отдельного работника). При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков. При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда он не знает, что делать с приобретённой программой.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие: предпроектное обследование и написание тактико-технического задания; проектирование; ввод в действие; сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта. Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным документом для судебного разбирательства.

Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бухгалтер должен неплохо ориентироваться в этой программе.

Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при автоматизации бухгалтерского учёта большинство источников описывает неконкретно. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.

1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.

2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта).

3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.

4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.

5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

Провести, чтобы не перепроводить учетные данные в память компьютерной системы. Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем изменить что-либо может оказаться сложной задачей. Особенно важно продумать систему счетов.

Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.). Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость нужно формировать автоматически. Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалтеры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать сама.

На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Обычно это довольно большой объём работ, и выполнить их нужно достаточно быстро. Вот почему к вводу вступительного баланса следует подготовиться, по возможности привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров (которым, кроме прочего, приходится выполнять и свои повседневные обязанности), но и специальных помощников. При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие возможно производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.

Таким образом автоматизация учета это – не только повышение производительности труда, но и защита от непреднамеренных ошибок. Хотя, допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки, для одних - доходы, а для других - расходы.